Eine Bestellung aus der E-Mail, angelegt ohne eine einzige Abschrift.
Eine Bestellung kommt per E-Mail in jedem Format — der Agent erkennt sie, legt sie im System an und bestätigt sie dem Kunden. Niemand tippt sie manuell ab.
Manuelles Abtippen zwischen E-Mail und System
Der Vertriebsmitarbeiter tippt die Positionen aus der Bestell-E-Mail — PDF, Excel oder reiner Text — manuell ins ERP oder den E-Shop ab.
Das Bestellformat unterscheidet sich von Kunde zu Kunde — das Kopieren zwischen Systemen ist langsam und anfällig für Fehler bei Mengen und Preisen.
In Spitzenzeiten (Monatsende, Saison) stauen sich die Bestellungen und die Bestätigung an den Kunden verzögert sich.
Schritt für Schritt, von der Zustellung bis zur Bestätigung
Ein konkreter Ablauf — keine Versprechen. Und genauso wichtig ist, was der Agent bewusst nicht tut.
Als PDF-Anhang, Excel-Tabelle oder reiner Text direkt im Nachrichtentext.
Positionen, Mengen, gewünschter Termin und Lieferadresse — unabhängig vom Format.
Er gleicht die Positionen mit der aktuellen Preisliste und der Lagerverfügbarkeit im ERP oder E-Shop ab.
Er ordnet sie dem Kunden im CRM zu und erstellt die Bestellung im richtigen System.
Automatisch, mit einer Zusammenfassung der Positionen, Preise und des voraussichtlichen Liefertermins.
Eine unbekannte Position, ein nicht passender Preis oder ein neuer Kunde geht immer zuerst zur Prüfung — der Agent rät nicht.
Grenzen, die Vertrauen schaffen
Er legt keine neuen Kunden oder Preisausnahmen ohne Freigabe des Vertriebs an.
Er sendet keine verbindliche Bestätigung, wenn er sich bei der Übereinstimmung der Position mit der Preisliste nicht sicher ist.
Er entscheidet nicht über Rabatte oder untypische Konditionen — die gehen immer an den Menschen.
Ihr Input ist bewusst gering
- Zugang zum ERP, CRM oder E-Shop, in dem die Bestellungen angelegt werden — Helios, K2, Business Central, Shoptet, Shopify, WooCommerce und weitere.
- Beispiele typischer Bestell-E-Mails von Ihren wichtigsten Kunden, auch in verschiedenen Formaten.
- Eine aktuelle Preisliste und eine Übersicht der Lagerverfügbarkeit zur Prüfung während der Verarbeitung.
Ihre Daten bleiben bei Ihnen
Wir verarbeiten die Daten in Ihrer Infrastruktur oder in einer EU-Cloud nach Ihrer Wahl, Übertragung und Speicher sind verschlüsselt.
Die Verarbeitung erfüllt die DSGVO und die Anforderungen des AI Act; bei sensiblen Daten bieten wir On-Prem-Betrieb an.
Zugriff auf die Daten haben nur die Rollen, die ihn haben sollen — mit Freigabe- und Audit-Spur.
Was Sie erwarten können
Aus unserer Praxis: ein Produktionsunternehmen (~600 Personen) — die Agentisierung über Business Central hob die tägliche KI-Nutzung von 17 auf 78 % der Personen. Eine konkrete Referenz aus Ihrer Branche belegen wir Ihnen gern im Termin.
Was uns am häufigsten gefragt wird
Funktioniert das auch mit Bestellungen als PDF oder gescanntem Brief?
Ja. Der Agent kann Positionen aus einem PDF-Anhang, einem gescannten Dokument und auch aus reinem Text im E-Mail-Text extrahieren.
Was, wenn der Kunde die Bestellung als Freitext schreibt?
Der Agent versteht den Inhalt, nicht nur das Format — er kommt auch damit zurecht, dass jeder Kunde anders schreibt. Wo er sich nicht sicher ist, rät er die Position nicht, sondern übergibt sie dem Vertrieb.
Müssen wir das Bestellformat über alle Kunden hinweg vereinheitlichen?
Nein, der Agent passt sich dem Format an, das Ihre Kunden bereits verwenden.
Was passiert, wenn der Agent eine Position nicht erkennt?
Er markiert sie als Ausnahme und übergibt sie dem Vertrieb zur Prüfung — die Bestellung wird ohne Verifizierung nicht angelegt.
Funktioniert das mit Shoptet, Shopify oder WooCommerce?
Ja, wir binden gängige E-Shop-Plattformen sowie ERP- und CRM-Systeme an, die Sie bereits nutzen.
Wir zeigen es Ihnen an Ihren Bestellungen.
30 Minuten unverbindlich. Wir schauen uns an, wie bei Ihnen heute die Bestellungen eingehen, und sagen Ihnen, was sich machen lässt — und wie viel es spart.