Keine Reklamation geht mehr in E-Mails verloren.
Reklamationen kommen per E-Mail, telefonisch und über den Onlineshop — und leben in Köpfen und Postfächern. Der Agent legt jede einzelne an, überwacht die Fristen und hält den Kunden auf dem Laufenden.
Wo real Zeit verloren geht
Reklamationen haben keinen zentralen Ort — ein Teil steckt in E-Mails, ein Teil in Excel, ein Teil nirgends.
Die gesetzliche 30-Tage-Frist wird aus dem Gedächtnis überwacht.
Der Kunde fragt „Was ist damit?" und niemand kann sofort antworten.
Schritt für Schritt
Ein konkreter Ablauf — keine Versprechen. Und genauso wichtig ist, was der Agent bewusst nicht tut.
Aus der E-Mail oder dem Formular extrahiert er Kunde, Produkt, Mangel, Kaufbeleg und Fotos.
Im ERP/CRM mit Nummer und schickt dem Kunden automatisch eine Bestätigung mit Termin.
Nach Art des Mangels und Produkt.
Erinnert den Bearbeiter 5 Tage vor Fristende, eskaliert 2 Tage vorher an den Vorgesetzten.
Über Statusänderungen informiert er selbst, konsistent und höflich. Die Entscheidung über Anerkennung oder Ablehnung liegt immer beim Menschen — der Agent bereitet die Unterlagen und die Kundenhistorie auf, das Urteil fällt er nicht.
Grenzen, die Vertrauen schaffen
Entscheidet nie allein über Anerkennung oder Ablehnung einer Reklamation.
Schließt keinen Fall ohne Bestätigung des Bearbeiters.
Schickt dem Kunden keine finale Stellungnahme ohne Freigabe.
Ihr Aufwand ist bewusst gering
- Ein Reklamationspostfach oder Formular.
- Ein System, in das die Reklamationen fließen — ERP, CRM, Helpdesk, oder wir bauen eine einfache Erfassung.
- Ihre Reklamationsregeln und Fristen.
Ihre Daten bleiben bei Ihnen
Wir verarbeiten die Daten in Ihrer Infrastruktur oder in einer EU-Cloud nach Ihrer Wahl, Übertragung und Speicher sind verschlüsselt.
Die Verarbeitung erfüllt die DSGVO und die Anforderungen des AI Act; bei sensiblen Daten bieten wir On-Prem-Betrieb an.
Zugriff auf die Daten haben nur die Rollen, die ihn haben sollen — mit Freigabe- und Audit-Spur.
Was Sie davon erwarten können
Was uns Menschen am häufigsten fragen
Reklamationen nehmen wir auch telefonisch entgegen.
Der Mitarbeiter diktiert sie in ein einfaches Formular — um den Rest kümmert sich der Agent. Optional können wir auch Anrufe transkribieren.
Wer entscheidet über die Anerkennung?
Immer Ihr Mensch. Der Agent verwaltet, er entscheidet nicht.
Wir zeigen es Ihnen an Ihren Reklamationen.
30 Minuten unverbindlich. Wir schauen uns an, wie es bei Ihnen heute läuft, und sagen Ihnen, was sich machen lässt — und wie viel es spart.