Faktury, které se samy zapíšou do účetnictví.
Přijatá faktura dorazí mailem — agent ji vytěží, spáruje s objednávkou a pošle ke schválení. Nikdo nic nepřepisuje ručně.
Konec měsíce jako kolotoč
Účetní ručně přepisuje položky z PDF nebo naskenované faktury do ERP — pomalé a náchylné na překlepy v částkách.
Faktura se ručně páruje s objednávkou nebo dodacím listem — hledání v mailu, tabulkách a šanonech zabere čas, který mohl jít jinam.
Konec měsíce znamená dohledávání chybějících faktur, opravu chyb a tlak na uzávěrku — vždy na poslední chvíli.
Krok za krokem, od doručení po zaúčtování
Konkrétní tok — ne sliby. A stejně důležité je, co agent záměrně nedělá.
E-mailem, přes portál dodavatele nebo naskenovaná — napojíme se na to, co už používáte.
Dodavatel, IČO/DIČ, částka, DUZP, splatnost a jednotlivé položky.
Najde odpovídající objednávku nebo dodací list v ERP a ověří shodu částky a množství.
Podle historie podobných faktur navrhne účtovací kód a středisko.
Odpovědná osoba vidí fakturu i navržené spárování a jedním klikem schválí.
Po schválení agent fakturu zaúčtuje — chybovost pod 1 %.
Chybějící objednávka, nesedící částka nebo nový dodavatel jde vždy nejdřív na kontrolu — agent nehádá.
Hranice, které budují důvěru
Neplatí faktury sám — platbu vždy iniciuje a potvrzuje člověk.
Nezakládá nové dodavatele do systému bez schválení.
Nerozhoduje o sporných částkách nebo neshodách — ty vždy jdou na schválení.
Vstup od vás je záměrně malý
- Přístup (API nebo účet) do vašeho ERP nebo účetního systému — Helios, K2, Pohoda, Money S5, Business Central, SAP, Abra, Karat, Byznys nebo Oracle NetSuite.
- Způsob, jakým vám dnes faktury chodí — e-mailová schránka, portál dodavatele nebo sdílená složka. Měnit ho nemusíte.
- Pár desítek historických faktur, na kterých natrénujeme párování a předkontaci.
Data zůstávají u vás
Co od toho čekat
Z naší praxe: obchodní firma (82 lidí, obor kovy) — fakturační a další agenti jí vrátili přibližně 1 420 hodin ročně, návratnost celého programu 3 měsíce. Konkrétní referenci z vašeho oboru rádi doložíme na schůzce.
Co nás lidé ptají nejčastěji
Funguje to s Pohodou, Heliosem, K2 nebo Money S5?
Ano, napojujeme se na běžná česká i mezinárodní ERP a účetní systémy. Pokud používáte něco jiného, ozvěte se — pravděpodobně to půjde taky.
Co když je faktura vyfocená mobilem nebo špatně čitelná?
Agent umí pracovat i s horší kvalitou skenu. Tam, kde si není jistý, položku neuhodne, ale pošle fakturu ke kontrole člověku.
Musíme měnit způsob, jak nám faktury chodí?
Ne. Napojíme se na to, co už používáte — e-mailovou schránku, portál dodavatele nebo sdílenou složku.
Kdo fakturu schvaluje?
Vždy člověk s odpovědností za nákup. Agent připraví podklad ke schválení, sám neplatí ani neschvaluje.
Co se stane s fakturou, kterou agent nedokáže spárovat?
Označí ji jako výjimku a předá účetní k ručnímu zpracování — nic nezůstane bez povšimnutí.
Ukážeme vám to na vašich fakturách.
30 minut nezávazně. Projdeme, jak vám dnes faktury chodí, a řekneme, co s tím — a kolik to ušetří.