Objednávka z e-mailu, založená bez jediného přepisu.
Objednávka přijde mailem v jakémkoli formátu — agent ji rozpozná, založí v systému a potvrdí zákazníkovi. Nikdo ji nepřepisuje ručně.
Ruční přepisování mezi mailem a systémem
Obchodník ručně přepisuje položky z objednávkového mailu — PDF, Excel nebo prostý text — do ERP nebo e-shopu.
Formát objednávky se liší zákazník od zákazníka — kopírování mezi systémy je pomalé a náchylné na chyby v množství i cenách.
Ve špičce (konec měsíce, sezóna) se objednávky hromadí a potvrzení zákazníkovi se zpožďuje.
Krok za krokem, od doručení po potvrzení
Konkrétní tok — ne sliby. A stejně důležité je, co agent záměrně nedělá.
Jako PDF příloha, Excel tabulka nebo prostý text přímo v těle zprávy.
Položky, množství, požadovaný termín a dodací adresu — bez ohledu na formát.
Porovná položky s aktuálním ceníkem a skladovou dostupností v ERP nebo e-shopu.
Spáruje ji se zákazníkem v CRM a vytvoří objednávku ve správném systému.
Automaticky, se shrnutím položek, cen a předpokládaného termínu dodání.
Neznámá položka, nesedící cena nebo nový zákazník jde vždy nejdřív na kontrolu — agent nehádá.
Hranice, které budují důvěru
Nezakládá nové zákazníky ani ceníkové výjimky bez schválení obchodníka.
Neposílá závazné potvrzení, pokud si není jistý shodou položky s ceníkem.
Nerozhoduje o slevách nebo netypických podmínkách — ty vždy jdou na člověka.
Vstup od vás je záměrně malý
- Přístup do ERP, CRM nebo e-shopu, kam se objednávky zakládají — Helios, K2, Business Central, Shoptet, Shopify, WooCommerce a další.
- Ukázky typických objednávkových e-mailů od vašich hlavních zákazníků, i v různých formátech.
- Aktuální ceník a přehled skladové dostupnosti pro ověřování při zpracování.
Data zůstávají u vás
Co od toho čekat
Z naší praxe: výrobní firma (~600 lidí) — agentní vrstva nad Business Central vytěžuje doklady a zapisuje je do ERP s audit trailem; konec ručního přepisování. Konkrétní referenci z vašeho oboru rádi doložíme na schůzce.
Co nás lidé ptají nejčastěji
Funguje to i s objednávkami v PDF nebo naskenovaným dopisem?
Ano. Agent umí vytěžit položky z PDF přílohy, naskenovaného dokumentu i z prostého textu v těle e-mailu.
Co když zákazník napíše objednávku volným textem?
Agent rozumí obsahu, ne jen formátu — poradí si i s tím, že každý zákazník píše jinak. Tam, kde si není jistý, položku nehádá a předá ji obchodníkovi.
Musíme sjednotit formát objednávek napříč zákazníky?
Ne, agent se přizpůsobí formátu, který vaši zákazníci už používají.
Co se stane, když agent položku nerozpozná?
Označí ji jako výjimku a předá obchodníkovi ke kontrole — objednávka se nezaloží bez ověření.
Funguje to se Shoptetem, Shopify nebo WooCommerce?
Ano, napojujeme se na běžné e-shopové platformy i ERP a CRM systémy, které už používáte.
Ukážeme vám to na vašich objednávkách.
30 minut nezávazně. Projdeme, jak vám dnes objednávky chodí, a řekneme, co s tím — a kolik to ušetří.