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Zurück zur Übersicht Fertige Lösungen · Reklamationen

Nie wieder eine Reklamation aus den Augen verlieren.

Der Agent erfasst jede Reklamation — per E-Mail, Telefon oder Web — überwacht die Frist und hält den Kunden auf dem Laufenden.

Reklamation im Postfach verloren → Erfasst, zugewiesen und verfolgt · 0 versäumte gesetzliche Fristen

Ihre Variante davon besprechen
01
Wo die Zeit hingeht

So sieht es heute aus.

Wenn Ihnen keiner dieser drei Sätze bekannt vorkommt, ist das vermutlich nicht Ihr erstes Projekt — und das sagen wir Ihnen lieber, als Ihnen eines zu verkaufen.

1 Reklamationen verteilen sich auf E-Mails, Tabellen und das Gedächtnis von Menschen.
2 Die gesetzliche Frist wird von Hand überwacht, was so lange klappt, bis jemand im Urlaub ist.
3 Einem Kunden, der anruft, kann niemand sofort den Stand sagen.
02
Schritt für Schritt

Wie es läuft, mit benannten Stellen für den Menschen.

Hier passiert nichts außerhalb des Bildschirms. Jeder Schritt hat ein definiertes Ergebnis, und die Stellen, an denen ein Mensch entscheidet, stehen fest, bevor irgendetwas gebaut wird.

1 Erfassung

Kunde, Produkt, Mangel, Kaufbeleg und Fotos, extrahiert aus dem, was hereinkam.

2 Vorgang eröffnet

Eine Nummer im ERP oder CRM; der Kunde bekommt eine Bestätigung und einen Termin.

3 Zuweisung

An den richtigen Bearbeiter nach Produkt und Mangelart geleitet.

4 Fristüberwachung

Der Bearbeiter wird fünf Tage vorher erinnert, die Führungskraft zwei Tage vorher.

5 Status und Entscheidung

Statusmeldungen gehen automatisch raus. Anerkannt oder abgelehnt wird immer von einem Menschen.

03
Die Grenzen

Was er nie allein tut.

Diesen Teil sollte man zweimal lesen. Ein System, das alles darf, ist ein System, das niemand freigeben kann.

Er entscheidet nie, ob eine Reklamation anerkannt oder abgelehnt wird.
Er schließt keinen Vorgang ohne Bestätigung des Bearbeiters.
Er schickt dem Kunden keine abschließende Stellungnahme ohne Freigabe.
Und wo es läuft Ihre Infrastruktur oder EU-Cloud. Ihre Wahl, getroffen bevor wir bauen.
  • Verschlüsselt bei Übertragung und Speicherung, mit On-premises-Betrieb für sensible Daten.
  • DSGVO und EU AI Act von Anfang an eingeplant.
  • Rollenbasierter Zugriff, Freigabeschritte und ein vollständiger Audit-Trail.
04
Was wir von Ihnen brauchen

Drei Dinge, und keines davon ist ein Projekt.

Der häufigste Grund, warum ein Pilot sich verzögert, ist das Warten auf Zugänge. Das ist die ganze Liste.

1 Ein Reklamationspostfach oder -formular.
2 Einen Ort für die Vorgänge: ERP, CRM, Helpdesk oder ein einfaches Register.
3 Ihre Reklamationsregeln und Fristen.
Was zu erwarten ist
3–5 Wochenbis zum Einsatz0versäumte Fristenbinnen MinutenAntwort an den Kundenschnellerinsgesamt bearbeitet
05
Die Einwände, die wirklich kommen

Klar beantwortet.

Wir nehmen Reklamationen auch telefonisch an.

Der Mitarbeiter diktiert sie in ein kurzes Formular, den Rest macht der Agent. Wir können die Gespräche auch transkribieren, wenn Ihnen das lieber ist.

Wer entscheidet über die Anerkennung?

Immer Ihre eigene Person. Der Agent verwaltet, er entscheidet nicht.

06
Ihr Zug

Eine halbe Stunde reicht, um das einzuschätzen.

Wir bilden den Prozess ab, schätzen, was er Sie heute kostet, und sagen Ihnen, ob sich Automatisierung lohnt. Eine Antwort bekommen Sie so oder so.

07
Die anderen sieben

Gleicher Ansatz, anderer Prozess.