Keine Reklamation geht mehr in E-Mails verloren.
Der Agent erfasst Reklamationen aus allen Kanälen, überwacht Fristen und informiert Kunden.
Wo im Alltag Zeit verloren geht
Reklamationen sind auf E-Mails, Excel und Postfächer verteilt.
Die gesetzliche 30-Tage-Frist wird aus dem Gedächtnis überwacht.
Der Kunde fragt „Was ist damit?" und niemand kann sofort antworten.
Schritt für Schritt
Der konkrete Ablauf — inklusive klarer Grenzen.
Aus der E-Mail oder dem Formular extrahiert er Kunde, Produkt, Mangel, Kaufbeleg und Fotos.
Im ERP/CRM mit Nummer und schickt dem Kunden automatisch eine Bestätigung mit Termin.
Nach Art des Mangels und Produkt.
Erinnert den Bearbeiter 5 Tage vor Fristende, eskaliert 2 Tage vorher an den Vorgesetzten.
Der Agent meldet Statusänderungen und bereitet Unterlagen vor; Anerkennung oder Ablehnung entscheidet immer ein Mensch.
Grenzen, die Vertrauen schaffen
Entscheidet nie allein über Anerkennung oder Ablehnung einer Reklamation.
Schließt keinen Fall ohne Bestätigung des Bearbeiters.
Schickt dem Kunden keine finale Stellungnahme ohne Freigabe.
Wir halten Ihren Aufwand bewusst gering
- Ein Reklamationspostfach oder Formular.
- ERP, CRM, Helpdesk oder eine einfache Erfassung.
- Ihre Reklamationsregeln und Fristen.
Ihre Daten bleiben bei Ihnen
Was Sie davon erwarten können
Häufig gestellte Fragen
Reklamationen nehmen wir auch telefonisch entgegen.
Der Mitarbeiter diktiert sie in ein einfaches Formular — um den Rest kümmert sich der Agent. Optional können wir auch Anrufe transkribieren.
Wer entscheidet über die Anerkennung?
Immer Ihr Mensch. Der Agent verwaltet, er entscheidet nicht.
Wir zeigen Ihnen das Potenzial in Ihrem Reklamationsprozess.
In 30 Minuten prüfen wir Prozess, Automatisierungspotenzial und mögliche Einsparungen.