Rechnungen, die sich selbst in die Buchhaltung eintragen.
Der Agent liest Eingangsrechnungen, gleicht sie mit Bestellungen ab und schickt sie zur Freigabe.
Der manuelle Kreislauf zum Monatsende
PDF- und Scanpositionen werden manuell ins ERP übertragen — langsam und fehleranfällig.
Bestellung, Lieferschein und Rechnung werden in Mails, Tabellen und Ordnern gesucht.
Fehlende Rechnungen und Korrekturen verzögern den Monatsabschluss.
Schritt für Schritt, von der Zustellung bis zur Verbuchung
Der konkrete Ablauf — inklusive klarer Grenzen.
Per E-Mail, Lieferantenportal oder Scan — bestehende Kanäle bleiben.
Lieferant, IČO/DIČ, Betrag, Leistungsdatum, Fälligkeit und die einzelnen Positionen.
Prüft Bestellung oder Lieferschein im ERP gegen Betrag und Menge.
Anhand der Historie ähnlicher Rechnungen schlägt er Buchungscode und Kostenstelle vor.
Die verantwortliche Person sieht Rechnung und Abgleich und gibt per Klick frei.
Nach der Freigabe verbucht der Agent die Rechnung — Fehlerquote unter 1 %.
Fehlende Bestellungen, Abweichungen und neue Lieferanten gehen an Menschen — der Agent rät nicht.
Grenzen, die Vertrauen schaffen
Bezahlt keine Rechnungen selbst — die Zahlung löst und bestätigt immer ein Mensch.
Legt keine neuen Lieferanten im System ohne Freigabe an.
Entscheidet nicht über strittige Beträge oder Abweichungen — die gehen immer zur Freigabe.
Wir halten Ihren Aufwand bewusst gering
- API- oder Kontozugang zu Ihrem ERP bzw. Buchhaltungssystem.
- Der bestehende Eingangskanal: Postfach, Portal oder geteilter Ordner.
- Einige Dutzend historische Rechnungen für Abgleich und Kontierung.
Ihre Daten bleiben bei Ihnen
Was Sie davon erwarten können
Bei einem Metallhändler mit 82 Mitarbeitenden sparen mehrere Agenten rund 1 420 Stunden jährlich; Amortisation: 3 Monate.
Häufig gestellte Fragen
Funktioniert es mit Pohoda, Helios, K2 oder Money S5?
Ja, wir binden gängige tschechische und internationale ERP- und Buchhaltungssysteme an. Wenn Sie etwas anderes nutzen, melden Sie sich — höchstwahrscheinlich geht das auch.
Was, wenn die Rechnung mit dem Handy fotografiert oder schlecht lesbar ist?
Der Agent kommt auch mit schlechterer Scanqualität zurecht. Wo er sich nicht sicher ist, rät er die Position nicht, sondern schickt die Rechnung zur Prüfung an einen Menschen.
Müssen wir ändern, wie die Rechnungen zu uns kommen?
Nein. Wir binden das an, was Sie bereits nutzen — das E-Mail-Postfach, das Lieferantenportal oder einen geteilten Ordner.
Wer gibt die Rechnung frei?
Immer ein Mensch mit Verantwortung für den Einkauf. Der Agent bereitet die Unterlage zur Freigabe vor, zahlt und genehmigt aber nicht selbst.
Was passiert mit einer Rechnung, die der Agent nicht abgleichen kann?
Er markiert sie als Ausnahme und übergibt sie der Buchhaltung zur manuellen Bearbeitung — nichts bleibt unbeachtet.
Wir zeigen Ihnen das Potenzial in Ihrer Rechnungsverarbeitung.
In 30 Minuten prüfen wir Prozess, Automatisierungspotenzial und mögliche Einsparungen.