Żadna reklamacja już nie zginie w mailach.
Agent rejestruje reklamacje z każdego kanału, pilnuje terminów i informuje klienta o statusie.
Gdzie tracą Państwo czas
Reklamacje nie mają jednego miejsca — część jest w mailach, część w Excelu, część nigdzie.
Ustawowego terminu 30 dni pilnuje się z pamięci.
Klient pyta „co się z tym dzieje?”, a nikt nie umie od razu odpowiedzieć.
Krok po kroku
Proces z jasnymi punktami zatwierdzenia.
Z maila lub formularza wyodrębnia klienta, produkt, usterkę, dowód zakupu i zdjęcia.
Nadaje numer w ERP lub CRM i wysyła potwierdzenie.
Na podstawie rodzaju usterki i produktu.
Ostrzega osobę prowadzącą 5 dni przed upływem terminu, a 2 dni wcześniej powiadamia kierownika.
Wysyła status, lecz decyzję o uznaniu zawsze podejmuje człowiek.
Granice, które budują zaufanie
Nie decyduje samodzielnie o uznaniu ani odrzuceniu reklamacji.
Nie zamyka sprawy bez potwierdzenia osoby prowadzącej.
Nie wysyła klientowi ostatecznego stanowiska bez zatwierdzenia.
Wkład z Państwa strony jest celowo niewielki
- Skrzynkę reklamacyjną lub formularz.
- System, do którego trafią reklamacje — ERP, CRM, helpdesk, albo zbudujemy prostą ewidencję.
- Państwa reguły reklamacyjne i terminy.
Dane zostają u Państwa
Spodziewane rezultaty
O co pytają najczęściej
Reklamacje przyjmujemy także telefonicznie.
Operator dyktuje je do prostego formularza — resztą zajmie się agent. Opcjonalnie umiemy też transkrypcję rozmów.
Kto decyduje o uznaniu?
Zawsze odpowiedzialny pracownik po Państwa stronie. Agent obsługuje proces administracyjny, ale nie podejmuje decyzji.
Pokażemy to na Państwa reklamacjach.
W 30 minut przeanalizujemy proces reklamacyjny i oszacujemy możliwe oszczędności.