Faktury, które same zapisują się w księgowości.
Faktura zakupowa przychodzi mailem — agent ją wczytuje, paruje z zamówieniem i wysyła do zatwierdzenia. Nikt niczego nie przepisuje ręcznie.
Dlaczego zamknięcie miesiąca pochłania tyle czasu
Ręczne przepisywanie PDF do ERP zabiera czas i powoduje literówki.
Parowanie z zamówieniem wymaga szukania w poczcie, arkuszach i segregatorach.
Zamknięcie miesiąca oznacza szukanie braków i poprawianie błędów.
Krok po kroku, od dostarczenia po zaksięgowanie
Proces z jasnymi punktami zatwierdzenia.
Mailem, przez portal dostawcy lub jako skan.
Dostawca, NIP, kwota, data sprzedaży, termin płatności i poszczególne pozycje.
W ERP sprawdza dowód dostawy, kwoty i ilości.
Na podstawie historii podobnych faktur proponuje konto księgowe i centrum kosztów.
Osoba odpowiedzialna widzi fakturę i propozycję sparowania.
Po zatwierdzeniu agent księguje fakturę — błędowość poniżej 1 %.
Brak zamówienia, niezgodna kwota lub nowy dostawca trafiają do kontroli.
Granice, które budują zaufanie
Nie realizuje płatności — zawsze inicjuje i potwierdza ją człowiek.
Nie zakłada nowych dostawców w systemie bez zatwierdzenia.
Nie decyduje o spornych kwotach ani rozbieżnościach — każda taka sprawa trafia do zatwierdzenia.
Wkład z Państwa strony jest celowo niewielki
- Dostęp do ERP lub księgowości przez API albo konto.
- Obecny kanał faktur: e-mail, portal lub folder współdzielony.
- Kilkadziesiąt faktur do konfiguracji parowania i dekretacji.
Dane zostają u Państwa
Spodziewane rezultaty
Firma handlowa (82 osoby) oszczędziła około 1 420 godzin rocznie; program zwrócił się w 3 miesiące.
O co pytają najczęściej
Czy działa to z Pohodą, Heliosem, K2 lub Money S5?
Tak, integrujemy się z popularnymi czeskimi i międzynarodowymi systemami ERP oraz księgowymi. Jeśli korzystają Państwo z innego rozwiązania, prosimy o kontakt — najprawdopodobniej również możemy je połączyć.
Co, jeśli faktura jest sfotografowana telefonem albo słabo czytelna?
Agent radzi sobie także ze słabszą jakością skanu. Tam, gdzie nie jest pewny, nie zgaduje pozycji, tylko przekazuje fakturę do kontroli człowiekowi.
Czy musimy zmieniać sposób, w jaki trafiają do nas faktury?
Nie. Podłączymy się do tego, czego już Państwo używają — skrzynki e-mail, portalu dostawcy albo folderu współdzielonego.
Kto zatwierdza fakturę?
Zawsze człowiek odpowiedzialny za zakupy. Agent przygotowuje dane do decyzji, ale sam nie płaci ani nie zatwierdza faktury.
Co dzieje się z fakturą, której agent nie potrafi sparować?
Oznacza ją jako wyjątek i przekazuje księgowej do ręcznego przetworzenia — nic nie umknie.
Pokażemy to na Państwa fakturach.
W 30 minut przeanalizujemy obieg faktur i oszacujemy możliwe oszczędności.